Optimisation des appels d’offres et automatisation administrative avec Microsoft 365 et l’IA

Formation créée le 02/10/2025. Dernière mise à jour le 06/10/2025.
Version du programme : 1

Type de formation

Formation présentielle

Durée de formation

14 heures (2 jours)

Accessibilité

Oui
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Optimisation des appels d’offres et automatisation administrative avec Microsoft 365 et l’IA


Cette formation vise à optimiser la gestion des appels d'offres et l'automatisation administrative en utilisant Microsoft 365 et l'IA. Les participants apprendront à identifier les freins actuels, créer des modèles opérationnels, mettre en place un socle collaboratif, et utiliser l'IA pour des cas concrets de l'entreprise.

Objectifs de la formation

  • Identifier les freins actuels et définir des quick-wins adaptés à leur organisation.
  • Créer et utiliser des modèles opérationnels (factures, relances, trames AO).
  • Mettre en place un premier socle collaboratif avec Microsoft 365 (SharePoint, Outlook, Excel).
  • Utiliser l’IA (Copilot & ChatGPT) sur des cas concrets de l’entreprise : Analyse et synthèse d’un DCE, Pré-rédaction mémoire technique, Vérification conformité AO, Estimation repères prix, Relances et communications.
  • Repartir avec un kit AO & Relances complet, basé sur leurs fichiers réels.

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Dirigeant
  • Assistant(e) administratif(ve)
  • Toute personne impliquée dans les AO et la facturation
Prérequis
  • Bases d’Excel, Outlook et Word (niveau utilisateur)

Contenu de la formation

Diagnostic et mise en place des bases
  • Audit express : observation des pratiques actuelles (gestion AO, relances, organisation fichiers).
  • Partage des difficultés rencontrées par le dirigeant et l’assistante.
  • Diagnostic et restitution : sélection des priorités.
  • Mise en place d’une arborescence simple sur SharePoint/OneDrive pour centraliser les AO et factures.
Automatisation des relances factures
  • Automatisation des relances factures dans Outlook.
  • Création de modèles de mails et planification automatique.
  • Atelier pratique : paramétrage de relances à partir des factures réelles de l’entreprise.
  • Début de construction d’une trame AO Excel (chiffrage rapide) avec les données actuelles.
IA appliquée aux AO & production du kit
  • Finalisation de la trame AO Excel et du modèle mémoire technique Word/PowerPoint.
  • Atelier pratique sur un DCE réel de l’entreprise : Lecture automatisée et extraction des critères via ChatGPT, Pré-rédaction d’un paragraphe mémoire technique, Construction d’une check-list conformité.
  • Ateliers pratiques IA avec les 5 prompts personnalisés AO : Lecture et extraction d’un DCE, Pré-rédaction d’un mémoire technique, Génération d’une check-list conformité, Benchmark prix (repères & conseils de positionnement), Mail de relance post-dépôt AO.
  • Mise en pratique immédiate sur 1 à 2 appels d’offres de l’entreprise.
  • Production finale du Kit AO Starter (modèles, prompts, procédures).
  • Synthèse : plan d’action et pistes d’évolution (IA avancée, MAS, formations complémentaires).

Équipe pédagogique

La formation est dispensée par des formateurs expérimentés en Microsoft 365 et en IA, avec une approche pratique et personnalisée.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Avant : audit de positionnement + QCM pré-formation.
  • Pendant : mises en pratique sur dossiers réels (AO & factures).
  • Après : QCM post-formation + restitution du Kit AO Starter.
  • Attestation individuelle de fin de formation + enquête satisfaction.

Ressources techniques et pédagogiques

  • Kit AO & Relances personnalisé comprenant : 1 modèle mémoire technique adapté à l’activité, 1 trame Excel de chiffrage AO (basée sur leurs prix & chantiers), 1 procédure Outlook de relances automatisées, 5 prompts IA prêts à l’emploi, testés sur leurs fichiers, Check-list conformité AO.
  • Rapport audit express avec quick-wins identifiés.

Qualité et satisfaction

Taux de satisfaction des apprenants : 95% de satisfaction globale. Taux de retour des enquêtes : 100%. Taux d'interruption en cours de prestation : 0%.

Capacité d'accueil

Entre 2 et 4 apprenants

Accessibilité

La formation est accessible aux personnes en situation de handicap. Merci de nous contacter pour toute adaptation nécessaire.