Optimiser l’organisation et le suivi des réunions avec Microsoft Teams et la suite Microsoft 365

Formation créée le 03/10/2025. Dernière mise à jour le 06/10/2025.
Version du programme : 1

Type de formation

Formation présentielle

Durée de formation

14 heures

Accessibilité

Oui
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Optimiser l’organisation et le suivi des réunions avec Microsoft Teams et la suite Microsoft 365


Cette formation vise à optimiser l'organisation et le suivi des réunions en utilisant Microsoft Teams et la suite Microsoft 365. Les participants apprendront à utiliser efficacement ces outils pour organiser, animer et suivre des réunions, gérer des canaux de communication, centraliser des documents et ressources, et maîtriser la prise de notes collaborative.

Objectifs de la formation

  • Utiliser efficacement Microsoft Teams pour organiser, animer et suivre des réunions.
  • Créer et gérer des canaux de communication adaptés aux projets et réunions.
  • Centraliser documents, formulaires et ressources dans un espace collaboratif unique.
  • Gérer leur agenda et partager des calendriers collectifs.
  • Maîtriser la prise de notes collaborative (OneNote, Word, Loop) et la diffusion de comptes rendus.
  • Identifier les solutions complémentaires (transcription, IA, automatisations Power Automate).

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Collaborateurs et encadrants (utilisateurs finaux de Microsoft 365).
Prérequis
  • Avoir une première expérience d’utilisation de Microsoft 365 (messagerie, navigation internet).

Contenu de la formation

Maîtriser Teams et organiser efficacement les réunions
  • Introduction : enjeux d’une bonne organisation numérique des réunions.
  • Découverte approfondie de Teams: Interface, navigation, bonnes pratiques. Création et gestion des équipes et canaux (publics, privés). Organisation thématique des canaux pour centraliser les informations par projet ou réunion.
  • Pratique : création d’un canal dédié à une réunion de bureau, épinglage de ressources (documents, formulaires).
  • Organisation et gestion des réunions Teams: Planification depuis Teams et Outlook. Paramétrage des droits et des invités (interne / externe). Outils collaboratifs intégrés (chat, partage d’écran, tableau blanc).
  • Prise de notes en direct et suivi des actions: Utilisation de OneNote partagé. Initiation à Loop (blocs collaboratifs dynamiques). Export et diffusion du compte rendu de réunion.
  • Pratique : simulation d’une réunion de bureau avec prise de notes et diffusion d’un compte rendu simplifié.
Centraliser les ressources et préparer l’avenir
  • Gestion avancée des documents et CR: Travailler sur Word collaboratif : commentaires, suivi des modifications, protection du texte. Centraliser les documents dans Teams (versionning, droits d’accès). Diffusion sécurisée des documents aux membres du bureau.
  • Gestion des agendas et plannings partagés: Créer et partager des calendriers. Gérer les invitations et la disponibilité des collaborateurs. Synchroniser avec Outlook.
  • Pratique : mise en place d’un calendrier partagé pour les réunions et diffusion d’un CR protégé.
  • Optimiser l’expérience utilisateur: Utiliser les formulaires (Microsoft Forms) pour collecter les infos (repas, frais kilométriques). Introduction aux outils de transcription et à l’IA pour faciliter la prise de notes. Présentation des scénarios d’automatisation possibles avec Power Automate (flux d’invitations, rappels, suivi des tâches).
  • Atelier pratique final: Chaque participant crée un canal Teams complet pour une réunion (agenda, documents, formulaire, compte rendu). Restitution collective et analyse des bonnes pratiques.
  • Conclusion et perspectives: Roadmap pour la Ligue : formation avancée Power Automate et workflows. Évaluation des acquis et bilan de satisfaction.

Équipe pédagogique

La formation est dispensée par des formateurs expérimentés dans l'utilisation de Microsoft 365 et Teams, avec une alternance d'apports théoriques, de démonstrations et d'exercices pratiques.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Quiz d’évaluation et bilan de satisfaction.

Ressources techniques et pédagogiques

  • Support de formation détaillé.
  • Fiches pratiques sur Teams, OneNote, Outlook et Forms.
  • Guide méthodologique pour organiser et suivre une réunion avec Microsoft 365.
  • Roadmap personnalisée pour évoluer vers l’automatisation.

Qualité et satisfaction

Taux de satisfaction des apprenants : 95% de satisfaction globale. Taux de retour des enquêtes : 100%.

Capacité d'accueil

Entre 1 et 12 apprenants

Accessibilité

Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Merci de nous contacter pour toute adaptation nécessaire.